Apprendre Microsoft Access #1 Introduction à quoi sert Access

Tu souhaites apprendre ce merveilleux outil de base de données développé par Microsoft qu’est Microsoft access. Cet outil qui te permet de comprendre les bases de données de manière simplifiée? Bienvenue dans cette série dans cette formation/tutoriel qui va te permettre de comprendre Microsoft Access.

Dans ce premier chapitre, nous allons vous initier à Microsoft Access. Pour ce tutoriel, nous utilisons la version de Microsoft Access de Microsoft Office 365 mais les concepts de Microsoft Access restent pareils peu importe la version, seules quelques petites options peuvent être changées de place mais ce n’est rien de dérangeant.

Microsoft Access Formation/Tutoriel #1 L’introduction

Version vidéo

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C’est quoi une base de données?

Selon Wikipédia,

Une base de données permet de stocket et de retrouver des informations de données structurées, semi-structurées ou des données brutes ou de l’information.

Base de données – Wikipédia

En mots plus précis:

En bref, c’est un outil, plus poussé qu’Excel, qui te permet de stocker des données et de les retrouver. Son utilisation au quotidien est cruciale car elle te permet de sauvegarder de l’information pour des sites web, des applications ou même des jeux!

Alors comme tu peux le voir, tout le monde qui conçoit en informatique, a besoin de bases de données.

Que sont les trucs essentiels a une base de données?

Les bases de données de Microsoft Access sont composés de plusieurs éléments, mais les éléments essentiels sont:

Une table:

Les tables sont des endroits qui permettent de stocker tes données sous forme « brute ». Elles permettent de donner des classifications a tes données et des stockers.

Une requêtes:

Une requête, c’est ce qui te permet de trier les données. Elle permet d’aller chercher de l’information vis-à-vis de certains critères. Par exemple je veux tous les les personnes qui ont un champ « Homme » dans la table « Employés ».

Un formulaire:

Un formulaire, c’est comme des « mini-applications » dans Microsoft Access, c’est plus une interface graphique qui te permet d’utiliser les données de notre base Microsoft Access. Ça te permet de créer facilement des applications avec des contrôles prédéfinis, c’est très simple d’utilisation, même pas besoin de coder, c’est aussi simple que de colorier dans Paint.

Macros:

Les macros te permettent d’automatiser toutes sortent de tâches.

3. C’est composé de quoi ça?

Chacun des éléments que nous avons parlé ci-dessus, sont composé de plusieurs choses, nous allons les voir pas à pas.

Les tables:

Les tables sont toujours composées d’identifiant unique et de champs, les champs simplement les informations que contiennent une table. Les idenfiant uniques sont des champs numérosAuto (des ID).

Les requêtes:

Les requêtes sont composées des tables que nous lui attribuons et les relations qui découlent de ces tables. Nous reparlerons des relations plus tard, mais ce que vous devez retenir, c’est que dans les requêtes, nous lui donnons des tables, d’autres requêtes, peu importe, nous lui donnons de l’information. Avec cette information, nous lui donnons des champs précis que nous voulons recevoir en réponse avec des critères que nous lui donnons.

Les formulaires:

Les formulaires, c’est composés de Contrôles. Les contrôles, c’est ce qui te permet d’effectuer des actions dans ton interface graphique, exemple des boutons, des champs de texte etc.

Les états:

Je ne vous ai pas encore parlé des états, c’est normal, nous en reparlerons à la fin. Mais qu’est-ce qui compose un état: ce sont les données, que ce sois d’une table ou d’une requête, les états utilisent les données pour les présenter, c’est souvent utilisé pour imprimer vos données par exemple.

Les macros:

Les macros sont composées d’actions, tu choisis un événement, comme par exemple, si ça fait ça alors fait ça. Mais aussi, si l’utilisateur clique sur ce bouton, alors ouvre-moi un menu. Les macros permettent de faire des événements avec des actions

Comment créer une base de données?

Pour créer une base de données, nous devons nous créer un plan. Ce plan, nous l’utilisons pour déterminer les fonctions de la base de données, aussi pour voir quelles fonctionnalités le client veut (car oui, nous pouvons vendre des base de données Microsoft access) etc.

Alors ouvrez-vous un document Word ou bloc-note et déterminez ceci:

• Déterminer le type d’informations
  • Exemple:
    • Le nombre d’unités
    • Le nom du produit
    • Le fournisseur
    • La couleur
    • etc…
• Définir les données
  • Exemple:
    • Le nombre d’unités est un champ de Chiffre décimale
    • Le nom de produit est un champ nom
    • Le fournisseur est un champ nom
    • etc…
• Déterminer ce que vous voulez dans votre base de données
  • Exemple:
    • Mon client est une banque connue et veut créer une base de données pour ces utilisateurs bancaires. Alors je sais qu’il va vouloir des tables clients, mais aussi des requêtes déterminant les cotes de crédits etc… déterminer tous les besoins de faire un plan de celui-ci

Trucs et astuces

Bon okay, c’est pas vrai qu’il y as des trucs et astuces. Mais je vais vous dire un truc, ce truc, souvenez vous-en toujours: Sauvegardez, sauvegardez, sauvegardez, sauvagardez toujours plus!

Pourquoi? Une base de données Microsoft Access, ce n’est pas comme Excel que s’il y a un problème que tu viens de faire, tu vas pouvoir faire un CTRL + Z et le problème est réglé. Tu dois sauvegarder ta base fréquemment ou tu risques de perdre beaucoup de travail que tu as fait.

Dictionnaire des vocabulaires de Microsoft Access

• Clé primaire
  • C’est un champ d’une table qui permet d’identifier les données, c’est le numéroAutomatique, le ID etc..
• Clé externe
  • C’est un champ d’une table qui permet de faire une relation entre deux tables
• Contrôle
  • Ce qui constitue un formulaire, ce qui permet de controler l’interface graphique
• Champ
  • Les champs sont les informations qui stockent les données, par exemple Type d’animaux, le chat,le chien etc.. le champ serais type d’animaux
• Enregistrement
  • L’ensemble des données qui compose une table spécifique (Exemple, un client, son numéro, son sexe …)
• État
  • Permet de visualiser les données, principalement pour imprimer
• Événement
  • Les événements sont les actions possible. Ex: Clique de souris, appuie sur espace..
• Feuille de réponse
  • Ensemble d’enregistrement dynamiques répondant à une requête
• Formulaire
  • C’est comme un mini-application, une interface graphique qui permet d’utiliser les données
• Index
  • La liste des ensembles qui sont triés avec les clés de tri
• Jointure
  • L’association de deux champs pour faire une relation
• Macro
  • Une série d’actions enregistrées qui peuvent être reproduitent automatiquement
• Module
  • C’est une partie de code VBA (Visual Basic Access) que contiennent les macros
• Objet
  • Ce qui relie les éléments à une actions, ex: quand il y a un clic sur l’image, ouvrir cela
• Table
  • Élélment principal d’une base de données, ce qui contient les champs et les informations de notre base
• Propriété
  • Les caractéristiques des objets, formulaires, états, ex: la couleur, grandeur etc…
• Relations
  • Les relations, c’est l’association de deux tables avec leur clés primaires.
• Visual Basic
  • Language de programmation développé par Microsoft

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